P&O – unsere Projekte für 2020
Was macht eigentlich das People & Operations Team bei Projecter?
Wenn neue Mitarbeiter an ihrem ersten Tag ihre neuen Kollegen kennenlernen, stelle ich mich und meine Aufgaben bei Projecter oft so vor:
„Hallo, ich bin Ulrike und bei Projecter Team Lead bei People & Operations. Unser Team kümmert sich bei Projecter um (fast) alles, was nicht direkt mit Kundenarbeit zu tun hat. Bei uns geht es um das Office Management, die IT, die PR, um Rechnungswesen und Controlling und natürlich um HR und Personal.“
Vielleicht klingt das so, als gäbe es das People & Operations Team schon lange, aber das stimmt nicht: Erst nachdem Projecter immer größer wurde, mussten wir professioneller und strukturierter an viele Aufgaben heran gehen. Deswegen sind wir jetzt sechs Mitarbeiter, mit jeweils unterschiedlichen Aufgaben, und werden von drei Werkstudenten unterstützt. Unsere beiden Auszubildenden sind offiziell auch im People & Operations Team, aber aktuell rotieren sie durch unsere anderen Abteilungen.
Aber was macht People & Operations eigentlich genau? Viele unserer täglichen Aufgaben laufen im Hintergrund ab und die Kolleginnen und Kollegen bekommen davon oft nur wenig mit. Aber natürlich arbeiten wir auch an einigen größeren Projekten in den Bereichen IT, HR, Events, Rechnungswesen, PR und Office-Management:
IT – Stefan
Da wir bei Projecter immer online sind, muss auch die Technik ständig erneuert werden: Dazu gehört der Austausch und Neukauf von Laptops und Monitoren und die Wartung der Technik, die meistens unbemerkt im Hintergrund läuft. Unser persönliches Highlight ist dieses Jahr die Ausstattung eines unserer Meetingräume mit professioneller Videokonferenztechnik.
Aktuell befinden wir uns noch in der Testphase, aber schon bald werden dadurch unsere Meetings noch besser werden. Mit der neuen Technik wird es unser leichter fallen, mit unseren Kunden wichtige Besprechungen abzuhalten und unsere Ideen zu visualisieren. Kurzfristig lässt sich eine Videokonferenz leichter, schneller und flexibler umsetzen, als eine Dienstreise.
HR – Tina und Juliane
Zusammen mit einem bunt gemischten Team aus der Agentur überarbeiten wir den Feedbackprozess, wir stärken das betriebliche Gesundheitsmanagement und wollen hier insbesondere im Bereich Stressmanagement unseren Mitarbeitern noch mehr Hilfe und Unterstützung anbieten. Überdies suchen wir Auszubildende in den Berufen Kauffrau/Kaufmann für e-Commerce und Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement. Für 2020 steht auch noch die Digitalisierung der Personalakten und die Recherche zu einem HR-Tool an, um uns die Arbeit zu erleichtern und alles im Blick zu behalten
Events – Juliane und Corinna
Im März diesen Jahres findet unsere Projecter x Conference statt. Der organisatorische Aufwand ist enorm und wir arbeiten schon seit dem letzten Sommer an der Planung. Neben der Vorbereitung von externen Events haben wir auch mit internen Events alle Hände voll zu tun.
Wir bieten für unsere Projecter-Kollegen ein Sportprogramm an, bei dem wir Bouldern gehen, Kanu fahren, eine Radtour machen und noch vieles mehr. Im September wollen wir wieder einen Teamausflug unternehmen, was eine organisatorische und logistische Herausforderung bedeutet, die viel Zeit und Brainstorming braucht. Und auch die nächste Weihnachtsfeier kommt bestimmt. Doch im Februar stehen erstmal noch andere Aufgaben auf der Tagesordnung.
Rechnungswesen – Ulrike
Viele Hundert Rechnungen gehen jeden Monat bei uns ein, um die wir uns kümmern müssen. Da Projecter aber immer größer wird, wird es immer wichtiger, so strukturiert wie möglich zu arbeiten. Deshalb benutzen wir seit fast einem Jahr die Software DATEV, um die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater zu erleichtern. Dennoch lernen wir auch hier nie aus: Es gibt immer die Möglichkeit, die Software besser zu verstehen und damit Fehler zu reduzieren und schneller zu werden.
Und auch die Rechnungen an unsere Kunden bieten viele kleine und große Herausforderungen. Unterschiedliche Formate, ein bestimmter Stichtag für das Rechnungsdatum, Fremdwährungen und Sonderleistungen, Bestellnummern und vieles mehr müssen wir pro Kunden beachten.
PR – Elisabteh
Die kreativen Köpfe unserer Kreativabteilungen arbeiten täglich auf Hochtouren. Was dabei entsteht, ist bisher vor allem für unsere Kunden sichtbar. Aber wäre es nicht schön, wenn auch die Online-Marketing-Community mehr von unserer Arbeit mitbekommen würde? Deshalb wollen wir unsere Arbeit noch besser nach außen transportieren, z.B. indem wir Wettbewerbe bestreiten. Aber viele Bewerber und Kunden interessiert auch, wie die alltägliche Arbeit bei Projecter aussieht:
Office Management – Corinna
Im Office Management wollen wir Jahr 2020 Nachhaltigkeit ernst nehmen. Wie wir das machen wollen? In erster Linie möchten wir mehr mit regionalen und lokalen Anbietern, Lieferanten und Partnern zusammenarbeiten. Damit verkürzen wir Lieferketten und liefern damit einen wichtigen Beitrag zur Schonung von Ressourcen.
Darüber hinaus wollen wir aber auch unsere eigene Müllproduktion weiter reduzieren. Hier arbeiten wir auch wieder gerne mit lokalen Lieferanten zusammen, die uns ihre Produkte direkt vorbeibringen ohne die Ware noch mal extra zu verpacken. Nicht mehr gebrauchte Möbel und Utensilien verschenken wir an lokale Organisationen anstatt sie nur auf den Recyclinghof zu bringen.
Wir haben uns also für 2020 einige große und viele kleine Projekte auf die Agenda gesetzt. Manchmal ist es schwierig, daran zu arbeiten, da jeder im Team mit eher kurzfristig zu erledigenden Aufgaben beschäftigt ist. Dennoch lohnt es sich, auch die langfristigen Ziele im Blick zu behalten: Insgesamt werden wir uns damit die Arbeit erleichtern und deshalb auch dem ganzen Projecter-Team.
Am Ende des Tages bleibt aber unsere Hauptaufgabe, dass all das funktioniert, was in einer Agentur im Hintergrund passiert: Wir sorgen dafür, dass jeder einen funktionierenden Rechner zum Arbeiten hat, Kaffee in der Büroküche und Papier im Drucker ist, am Ende des Monats das Gehalt auf dem Konto landet und auch, dass der Spaß und die Schokolade nicht zu kurz kommt. Da Projecter jedoch immer größer wird, wachsen auch die Aufgaben, die „nur“ im Hintergrund passieren. Auch unter diesen Bedingungen wollen wir aber mit Spaß an unserer Arbeit bleiben und dem Projecter-Team und seinen Kunden weiterhin optimale Bedingungen zum Arbeiten, Lernen und Wachsen ermöglichen.
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