Feedback Reloaded

Bei Projecter bekommt jede MitarbeiterIn – egal ob Werkstudierende, Specialist, Team Lead oder GeschäftsführerIn – ein Mal im Jahr Feedback. Das Feedback soll von unten nach oben, von oben nach untern und einmal quer durch das gesamte Team gegeben werden können. Die Scheu, auch kritische Themen oder Unzufriedenheit mit Prozessen oder Projekten anzusprechen, soll dem Team genommen werden.

Das Projektteam hat an vielen verschieden kleinen und großen Stellschrauben gedreht, um das Thema Feedback noch mehr im Team zu verankern und ins Bewusstsein zu rufen. Ein Teil dessen, was wir uns alles vorgeknüpft und umgesetzt haben, könnt ihr hier nachlesen.

Feedbackbögen

In der Projektgruppe haben wir für die verschiedenen Rollen und Karrierestufen bei Projecter spezielle Feedbackbögen erarbeitet. Denn eine Werkstudierende hat mit ganz anderen Herausforderungen zu kämpfen, als ein Trainee oder ein Team Lead. Dementsprechend sind die Bögen unterschiedlich umfangreich und die Fragen wurden an die verschiedenen Positionen angepasst. Zukünftig planen wir, auch einen Teil der betreuten KundInnen mit in die Feedbackbefragung aufzunehmen, um auch hier noch mal einen anderen Blickwinkel auf die MitarbeiterIn zu bekommen.

Für das Ausfüllen der Feedbackbögen werden zwischen sechs und zehn FeedbackgeberInnen ausgewählt. Bei der Auswahl haben sowohl die FeedbacknehmerIn als auch die Führungskraft Mitspracherecht. So ist gewährleistet, dass verschiedenen Sichtweisen und Blickwinkel in das Feedback mit einfließen. Die KollegInnen , die wir für jemanden befragen, sollen repräsentativ aus dem ganzen Team kommen und im Idealfall konkrete und zeitnahe Beispiele liefern können.

Feedback Workshops

Was ist überhaupt Feedback? Warum brauchen wir das? Warum machen wir das bei Projecter so und nicht anders? Und welche Methoden gibt es eigentlich außer der Ampelmethode? Diese Fragen und viele mehr hat unsere HR Managerin Tina in mehr als zehn Feedbackworkshops dem Projecter-Team nähergebracht. In Gruppen von jeweils acht bis zehn Personen hat sie alle zum Thema abgeholt, Fragen beantwortet und Feedbackübungen angeleitet. Auch zukünftige KollegInnen werden den Workshop bekommen, damit sie wissen, welche Regeln und Tipps es gibt, um konstruktives und wertschätzendes Feedback geben zu können.

Feedbackgespräche

Mit inzwischen 82 MitarbeiterInnen im Projecter-Team nimmt der ganz Prozess der Feedbackgespräche viel Zeit in Anspruch. Wir haben unseren Feedbackprozess dahingehend angepasst, dass das eigentliche Feedbackgespräch einmal im Jahr stattfindet. Dafür wird vorher über einen Fragebogen (siehe oben) und verschiedene FeedbackgeberInnen das Feedback zur MitarbeiterIn eingeholt. Das Gespräch mit der Auswertung und Zusammenfassung des Feedbacks aus dem Team führt dann die jeweilige Führungskraft.

Feedbackvereinbarungen

Wir arbeiten gerade daran, in jedem Feedbackgespräch SMARTE (S – spezifisch, M – messbar, A – attraktiv, R – realistisch, T – terminiert) Ziele zu vereinbaren. Die Ziele sollen nicht zu leicht und nicht zu schwer für die MitarbeiterIn sein und Raum für Entwicklung und Verbesserung bieten. Die Themen, Projekte oder Prozesse, die im Feedbackgespräch vereinbart werden, sollen innerhalb des Zeitraums bis zum nächsten Feedbackgespräch bearbeitet werden können. Da in zwölf Monaten zwischen zwei Gesprächen ziemlich viel passieren kann, haben wir ca. sechs Monate nach dem Feedbackgespräch ein sogenanntes Review eingeplant. Dafür ist allerdings keine große Umfrage im Team nötig, sondern die Team Lead holt sich nach eigenem Ermessen noch mal ein paar kurze Meinungen aus dem Team ein, um diese dann mit der MitarbeiterIn zu besprechen. Und natürlich gibt es noch die Jour Fixes, um Probleme und Schwierigkeiten, aber natürlich auch Erfolge bei der Zielerreichung zu besprechen. Und in einer idealen Feedbackwelt, können sich die MitarbeiterInnen ja auch zwischendurch konstruktives und direktes Feedback geben.

Feedback-Kalender

Es gibt etliche Methoden, um sich gegenseitig Feedback zu geben oder sich selbst Feedback zu holen. Damit das Team bei den ganzen Möglichkeiten die Übersicht nicht verliert und damit wir das Thema dauerhaft im Team präsent halten, führen wir seit April einen Feedbackkalender bzw. eine Feedbackchallenge durch. Hier steht jeder Monat unter einem speziellen Motto bzw. unter einer speziellen Methode, die im Team ausprobiert werden soll. Mehr Infos zu unserem Projecter Feedback-Kalender findet ihr in unserem Blogbeitrag dazu.

Wünsche und Herausforderungen

So gut wie jedeR wünscht sich regelmäßig Feedback oder Rückmeldungen zu Prozessen, Projekten, Präsentationen. Und regelmäßig soll hier nicht einmal im Jahr bedeuten, sondern immer wieder zwischendurch. Wenn etwas mal nicht so läuft wie geplant, sollte das zeitnah angesprochen werden können. Sowohl von den MitarbeiterInnen gegenüber ihrer Führungskraft als auch umgekehrt. Jede hört gern Lob, aber oft helfen auch Fehler dabei, etwas zu lernen oder zu verbessern. Wenn etwas mal nicht so läuft wie geplant, sollte dass zeitnah angesprochen werden und nicht bis zum nächsten Feedbacktermin warten, der im Zweifelsfall erst in einigen Wochen oder Monaten stattfindet. Die Entwicklung der MitarbeiterIn soll im Blick behalten werden und gemeinsam mögliche Perspektiven besprochen und durchdacht werden.

Wir wünschen uns offeneres und konstruktives Feedback untereinander und miteinander. Offenheit für die angesprochenen Punkte und Akzeptanz für die Sichtweisen der KollegInnen. Im Idealfall geben sich die KollegInnen direkt Feedback und warten nicht darauf, es über den Feedbackfragebogen weiterzugeben. Wir sind hier schon ein großes Stück vorwärtsgekommen und haben durch die Arbeit der Projektgruppe viel geschafft. Das letzte Stück, dass wir jetzt noch vor uns haben, werden wir als gesamtes Team gemeinsam gehen, dadurch, dass wir die vielen Möglichkeiten, die wir bei Projecter haben, nutzen und aktiv umsetzen.