Geheimakte Teamausflug – Projektmanagement für das Projecter-Team

So begann im Juni die Kommunikation in unserem eigens eingerichteten Slack-Channel – knapp zwei Monate vor dem Ausflug. Für unsere Mitarbeiter eine kleine Erinnerung an das anstehende Event und die ersten Hinweise auf das, was sie erwarten würde. Wir hatten uns nämlich überlegt, im Voraus nur die nötigsten Informationen zum Event preiszugeben. Auf diese Weise konnten wir flexibel und agil mit unvorhergesehenen Veränderungen umgehen und zugleich den größtmöglichen Überraschungseffekt beim Team erzielen.

Vier Monate – Initiierung
Ich war noch keine drei Wochen bei Projecter, als die Frage an mich herangetragen wurde, ob ich Lust hätte das Teamevent zu organisieren. Um für diese Aufgabe und das Team ein Gefühl zu bekommen, recherchierte ich zunächst, erkundigte mich nach vergangenen Teamausflügen, dem bisherigen Stand und Erfahrungswerten.

Drei Monate – Analyse 
Beim ersten Treffen des Orga-Teams erörterten wir die Eckpunkte und Herausforderungen unseres diesjährigen Teamevents.

• Veranstaltungsort: Bisher unbekannt
• Zeit: Mit 3 Monaten verhältnismäßig wenig
• Personen: Ca. 50
• Priorisieren: Welche Wunschvorstellungen sind im Rahmen der real vorhandenen Angebote umsetzbar?
• Tipps holen bei Teamkollegen: Wer hat Erfahrung im Organisieren von Teamevents? Wer kann Fachwissen aus verwandten Bereichen wie der Hotellerie mit einbringen?

Ein Monat – Planung
Drei Monate und viele Telefonate später bekam das Team den zeitlichen Ablauf und eine kleine Packliste:

Ganz ohne Detailinformationen kam die Kommunikation vor dem Event dann doch nicht aus. Da musste einer seine Kinderbetreuung abklären, wollte lieber mit dem eigenen PKW anreisen oder aber gar nicht mit zurückfahren. Natürlich könnte man hier jede individuelle Frage separat beantworten, stattdessen empfiehlt sich aber ein komprimierter Ablaufplan mit den wichtigsten Informationen.
Damit sich unsere externen Anbieter auf eine Veranstaltung von 40–50 Personen vorbereiten konnten, brauchten wir zudem noch die Zusagen und Entscheidungen des Teams. So geheim wie ursprünglich geplant waren unsere Pläne dann doch nicht mehr:

Zwei Wochen – Erstellung eines FAQ 
14 Tage vor der Abreise wurden immer mehr Fragen an uns herangetragen. Um manche davon nicht mehrfach zu beantworten, beschlossen wir, für das Team ein kleines FAQ zusammenzustellen, gespeist aus Erfahrungen der letzten Jahre. Diese Zusammenstellung diente zugleich als Erinnerung an die bevorstehende Abreise. Denn während wir als Planungsteam schon seit Wochen im Thema drinsteckten, wollten wir auf diese Weise das ganze Projecter-Team erinnern: Packt eure Sachen, denn bald geht es los!

Eine Woche – letzte Details
Kurz vor der Abreise haben wir alle unsere Kollegen im wöchentlichen Kuchenmeeting noch einmal an das herannahende Event erinnert und die Zimmerverteilung festgelegt.
Zu diesem Zeitpunkt war die Dichte der Fragen relativ hoch. Mit dem Verweis auf das FAQ konnten wir allerdings gut Abhilfe schaffen und sehr individuelle Fragen haben wir natürlich persönlich beantwortet. Außerdem stellten wir allen Teilnehmern am Event eine Vorlage für ihre Abwesenheitsnotiz und als Vorabinformation an unsere Kunden zur Verfügung.
Zwei Tage vor der Abreise hielten wir ein letztes Orga-Team-Treffen ab, um den gesamten Ablauf des Events durchzusprechen und durchzuspielen. Dieses Treffen trug entscheidend dazu bei, dass alle den Ablauf kannten und Fragen unserer Kollegen beantworten konnten.

Am Tag der Abreise – Implementierung
Um spontane Absprachen zu treffen, erstellten wir eine Whatsapp-Gruppe, die gleichzeitig als Plattform für die fotografische Dokumentation unseres Events diente.
Informationen zum genauen Ablauf unseres Ausflugs gaben wir auf der Hinfahrt über das Mikro im Bus bekannt. Alle wesentlichen Infos wie Ansprechpartner, Ablauf, Zimmeraufteilung und Absprachen mit Anbietern hatten wir zudem für alle Teilnehmer am Teamevent in einem Google Doc zusammengefasst, wo sie jederzeit zugänglich waren.

Und so war es, unser lang geplantes Teamerlebnis im Harz:
Mit dem Reisebus fuhren wir erst in den südlichen Harz, um auf den Spuren der Könige am Kyffhäuser zu wandeln. Im Freilichtmuseum Tilleda backten wir Brot, übten uns im Bogenschießen und suchten Goldtaler. Nach einer weiteren Busfahrt durch den Harz erreichten wir Wernigerode, ließen den Abend auf dem Armeleuteberg am Grillbufett ausklingen und sagten dabei tatsächlich Fuchs und Igel (der Fuchs wurde direkt am Restauranteingang gesichtet) „Gute Nacht“.
Der zweite Tag begann mit einer Teamchallenge in Wernigerode und den Wäldern drumherum. In drei Teams konnten wir uns ausprobieren im Schwingen, Abseilen, Kniffeln und Rätseln.
Einen entspannten kulinarischen Ausklang erlebten wir auf der Harburg mit Aussichtsturm und Kräutergarten.

Fazit fürs nächste Event: Früher planen & schneller konkret werden
Das Organisieren eines Events für 50 Personen ist nicht spontan zu meistern. Gerade die Jahreszeit und die Gesamtgestaltung – mit oder ohne Übernachtung – sind entscheidend dafür, wann mit der Planung zu starten ist. Ändern würde ich daher den zeitlichen Vorlauf und die relativ schnelle Erarbeitung der Eckpunkte, also die konkreten Fragen nach Ort, Zeitpunkt, Wünschen, Thematik und Ausrichtung. Sobald dieses Konstrukt steht, kann die Planung beginnen.
Bei größeren Gruppen, die für eine oder mehrere Nächte untergebracht werden sollen, ist die Unterkunft richtungsweisend. Wenn klar ist, wo genächtigt wird, kann das Programm drumherum gebaut werden.
Die Zusammenarbeit im Team und das Aufrufen von kollektivem Wissen, vor allem von Teammitgliedern mit Fachgebietserfahrungen, hat sich als Absprung- und Auffangnetz erwiesen. Frei nach dem Prinzip: „Man muss nicht alles wissen, man muss nur wissen, wer es weiß“.