Sieben Basics für produktives Arbeiten im Home Office

Social Distancing via Home Office? Aufgrund der aktuellen Corona-Pandemie arbeiten auch unsere MitarbeiterInnen im Home Office. Remote Working ist bei Projecter aber schon vor Corona-Zeiten keine Seltenheit gewesen – so sitzen wir aktuell in Leipzig, Garmisch-Partenkirchen und Berlin.

Da gerade jetzt weltweit viele Unternehmen auf die Option Home Office zurückgreifen müssen, die sich noch nicht ausgiebig darin üben konnten, wollen wir dir einige Tipps geben, die dich bei der Einrichtung deines Arbeitsplatzes zu Hause unterstützen sollen. Die folgenden sieben Basics sind unverzichtbar für die Arbeit aus den eigenen vier Wänden.

1. Arbeitsplatz sinnvoll wählen

Das Allerwichtigste zuerst: Schaffe dir ein Arbeitsumfeld, in dem es nicht von Ablenkungen wimmelt und du deinen Projekten konzentriert nachgehen kannst. Ein eigenes Zimmer ist dafür natürlich ideal. Aber auch eine gut organisierte Arbeitsecke kann ein tolles Umfeld schaffen, in dem du dich ungestört deinen To-dos widmen kannst. Wichtig ist, dass du dir einen ruhigen Ort suchst, der auch den ergonomischen Bedingungen entspricht und dir rückenfreundlich erscheint. Höre auf deinen Körper: Auch nach einem Tag im Home Office solltest du keine Rückenschmerzen haben. Lass dich nicht von Instagram-Posts einschüchtern – die wenigsten Home Offices sehen durchgestylt aus.

Die Projecters im Home Office:

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Auf technischer Seite solltest du auch einige Dinge berücksichtigen. Dazu zählt der Zugriff von Arbeitshilfen in Form von Tools (zum Beispiel zur internen und externen Kommunikation und für dein Projektmanagement) und deren Bedienung, Installationshilfen, Anleitungen zu Online-Konferenzen, eine Übersicht zu AnsprechpartnerInnen für technische Probleme. Ein zweiter, großer Bildschirm wäre wünschenswert und kann eventuell in Absprache mit dem Arbeitgeber geliefert werden.

2. Zeitplan erstellen

Plane deine täglichen Aufgaben genau so, wie du es im Büro tun würdest und arbeite deine Listen ab. Da du keine Kollegen hast, an denen du dich orientieren kannst, schreibe Zeiten für Pausen und Feierabend ebenfalls auf und halte dich daran. Ein realistischer Plan sollte das enthalten, was du an diesem Tag erledigen kannst. Beginne mit deiner Tagespriorität und fasse gleichartige Aktivitäten zu Arbeitsblöcken zusammen – wie etwa Projektarbeiten, Telefonate oder das Lesen von Emails.

Am Ende des Tages mache eine Liste mit den To-dos für den nächsten Tag – und klappe den Laptop zu. So gehst du mit klaren Vorstellungen deinen nächsten Arbeitstag an.

3. Routinen beibehalten

Du verbindest Home Office wahrscheinlich mit Jogginghosen und einer halben Stunde später aufstehen. Doch gerade für Neulinge gilt: Verhalte dich so, wie du es im Büro tun würdest. Kurzum: Trage die selbe Kleidung wie im Büro, stelle deinen Wecker zur selben Zeit und beginne zur gewohnten Zeit mit dem Arbeiten. Setze dich an deinen (Schreib-)Tisch. Lass dich nicht davon verführen, deine Arbeit für Kleinigkeiten (wie etwa die Wäsche oder einen schnellen Einkauf) zu unterbrechen, sondern nutze hierfür deine regulären Pausen.

4. Pausen und Feierabend einhalten

Apropos Pausen: Wer fleißig ist, braucht auch Pausen. Plane deine Pausenzeiten und deinen Feierabend fest ein und bleibe bei der Einhaltung diszipliniert. Ebenso wie im Büro solltest du deine Augen entspannen und, wenn es dir möglich ist, einmal vor die Haustür gehen und einen kleinen Spaziergang um den Block machen. Nutze deine Pause, um etwas zu essen – am besten nicht vorm Bildschirm. Wenn dir deine Kollegen fehlen, spricht natürlich auch nichts gegen eine gemeinsame virtuelle Mittagspause mit deinen Kollegen (zum Beispiel per Videochat). Das stärkt den Zusammenhalt und schützt vor Vereinsamung.

Ideal ist, wenn du deine Arbeit und dein Privatleben auch räumlich trennen kannst. Das hilft, zum Feierabend und in den Pausen abzuschalten.

5. Arbeitszeiten mit dem Team synchronisieren

Durch das ortsunabhängige Arbeiten reduzieren sich die Möglichkeiten, dich mit deinen Kollegen auszutauschen. Umso wichtiger ist es, dass du deine Arbeitszeiten regelmäßig kommunizierst. Bei Projecter bewähren sich regelmäßige Check-Ins (und Check-Outs), um unsere Kolleginnen und Kollegen darüber zu informieren, wann wir verfügbar sind. Am besten passiert das außerdem vorab, zum Beispiel über das interne Kommunikationstool, den internen Kalender et cetera.

Wenn du mit mehreren Personen am gleichen Projekt arbeitest, ist es wichtig, eure Arbeitszeiten zur gleichen Zeit stattfinden zu lassen – gerade, damit ihr eure Termine und Meetings nach wie vor regelmäßig umsetzen könnt. Um Entscheidungen zu fällen oder euch über den Projektstatus auszutauschen, solltet ihr euch lieber einmal mehr updaten, damit ihr auf dem selben Stand seid.

6. Verbundenheit schaffen

Wir kennen es alle: Mal eben zwischendurch eine Runde zum Kicker, zur Kaffeemaschine, zum Bäcker – binnen kürzester Zeit fühlt man sich während der Zeit im Home Office vom Team entkoppelt. Verstärkt wird dieser Effekt dadurch, dass die Teams untereinander nur noch beruflich kommunizieren. Was bedeutet das also für die Zeit im Home Office? Dich wird es vielleicht überraschen, aber ebenso wie für alle anderen Punkte solltest du für den Austausch mit KollegInnen Zeit einplanen und bewusst Wert auf den Kontakt legen. Plane hierfür einen Rahmen ein, beispielsweise vor einer Telefon- oder Videokonferenz. Darüber hinaus stärken auch Einzelgespräche, wie beispielsweise über Zoom, Hangout oder Skype, das Gefühl, ein Teil des Ganzen zu sein.

(Videochat via Zoom)

(Michael und Nico im SEO Meeting)

7. Offene Kommunikation

Selbst wenn du routiniert im Remote Working bist, bekommst du einige der genannten Fallstricke zu spüren. Gleichzeitig die Kinder beschäftigen und zu Hause arbeiten ist eine sehr große Herausforderung. Es kann sein, dass du dich einsam fühlst, weil du allein lebst; genauso gut kann es dir passieren, dass dir die Decke auf den Kopf fällt oder du dir Sorgen machst, deine Arbeit nicht zu schaffen. Oder umgekehrt: Du hast tolle Ideen, wie man im Home Office gut voran kommt und möchtest sie mit deinem Team teilen. In solchen Augenblicken ist es wichtig, offen zu kommunizieren und sich als Team gegenseitig zu supporten. Jeder von uns hat ab und zu einen Hänger, während jemand anderes die Lösung oder zumindest ein offenes Ohr für dich hat. Ein gutes Team macht aus, dass man sich gegenseitig unterstützt und ebenso, dass man sich traut, um Rat zu fragen. Offene Kommunikation unterstützt dich in Krisenzeiten, hält ein Team zusammen und motiviert dazu, an einem Strang zu ziehen.