Checkliste: Wie erstelle ich Social Media Marketing Guidelines?

Guidelines sind im Social Media Marketing aus verschiedenen Gründen fest etabliert. Viele Unternehmen integrieren individuelle Richtlinien zur Nutzung von Corporate Blogs, Twitter, Facebook & Co. in die Unternehmenskommunikation, um Mitarbeiter für die eigene Social Media Strategie zu sensibilisieren. Festgesetzte Ziele und Verhaltensregeln können für mehr Orientierung und einen sichereren Umgang mit dem Social Web bei Mitarbeitern sorgen. Aber auch fürs Unternehmen selbst sind sie enorm bedeutend geworden, denn der private Post von Kollege X kann von der Community heute schnell identifiziert werden. Dann bezieht er sich plötzlich (ungewollt) auf die eigene Marke.

Die folgende Checkliste soll die Frage nach der richtigen Aufbereitung eines Social Media Guidelines beantworten und inhaltlich wichtige Komponenten aufzeigen. Solche Richtlinien gelten generell nicht als starre Vorgaben, sondern sollten vielmehr als Muster und Richtweisung verwendet werden. Und eins sei noch gesagt: Die detaillierte Ausgestaltung einer Guideline lehnt immer an die Unternehmens- und Markenkultur an.

Warum sollte ein Unternehmen Social Media Guidelines einführen?

• Nutzen und Vorteile von Social Media Marketing werden erläutert.
• Mittel- und langfriste Ziele der Social Media Strategie werden integriert.
• Einfacher Weg, alle Mitarbeiter gleichzeitig über die unternehmenseigenen Richtlinien zu informieren.
• Strukturen und nützliche Anweisungen schaffen.

Wie stelle ich die Richtlinien bereit?

• Das Management kündigt die Guidelines für alle Mitarbeiter aktiv an.
• Erläuterung der Guidelines mittels Seminaren, Vorträgen, Einzelgesprächen oder Videos
• Soziale Netzwerke sind für alle Mitarbeiter zugänglich (es sei denn bestimmte Plattformen werden komplett ausgeschlossen).
• Die Richtlinien liegen in unterschiedlicher Form vor.
• Ein zentraler Ansprechpartner steht für Fragen und Anmerkungen bereit.

Welche Inhalte sind für Social Media Guidelines wichtig?

• Erklären Sie den Nutzen von Social Media und zeigen Sie Vorteile auf.
• Persönliche Verantwortung und Diskretion:
• Mitarbeiter müssen sich bewusst sein, dass sie im Social Web stets mit dem Unternehmen – selbst bei Nutzung von privaten Accounts – in Verbindung stehen. Jeder Mitarbeiter sollte unter seinem eigenen Namen schreiben. Persönliche Meinungen müssen klar von denen des Unternehmens abgegrenzt werden. Keine falschen Sachverhalte oder Behauptungen veröffentlichen. Vermeidung von indiskreten, vertraulichen und unsicheren Inhalten. Nie übereilt und emotional reagieren.
• Copyrights: Gesetzlichen Regelungen folgen und Grauzonen meiden
• Zielgruppe beachten: Interessen, Normen und Prinzipien in die Social Media Aktivitäten mit einbeziehen
• Sachlich, professionell und mit einem freundlichen Tonfall kommunizieren
• Ehrlich, authentisch und transparent bleiben
• Effizienz: Zeit- und Arbeitsaufwand von Social Media Aktivitäten regelmäßig reflektieren.

Was ist bei der Erstellung von Guidelines zu beachten?

• Verständliche und eindeutige Formulierungen, einfache Sätze
• Strukturierter und übersichtlicher Aufbau
• Fachbegriffe werden erläutert
• Freundliche und motivierende Ausdrücke

Wie mache ich die Mitarbeiter fit für Social Media Marketing?

• Weiterbildung:

Fachbezogene Schulungen anbieten (intern und extern), regelmäßiges Lesen von Fachblogs, Wissensdatenbank mit Artikeln, Whitepapers und eBooks zum Social Media Marketing anlegen

• Interne Kommunikation:

Transparente Kommunikationsstruktur innerhalb des Social Media Teams und nach außen hin zu Kollegen, Ansprechpartner für jeweilige Social Media Themen klar benennen.

• Externe Kommunikation:

Unternehmensbeiträge in sozialen Netzwerken sollten als Best Practice fungieren, Mitarbeiter liken, teilen und kommentieren veröffentlichte Unternehmensinhalte.

Fazit

Social Media Guidelines bieten für Unternehmen und Mitarbeiter wertvolle Orientierung und Sicherheit im Umgang mit Social Media. Die Guidelines sollten schriftlich festgehalten und jederzeit leicht zugänglich sein. Die Richtlinien werden in Workshops für alle Mitarbeiter und/oder während des Onboarding bei Neuanfang im Unternehmen vermittelt.